Faktura i jej znaczenie w biznesie polsko-niemieckim

– „Pani Dario, pilna sprawa, czy może nam Pani szybko pomóc?” Dzwoni dyrektor komercyjny znanej mi firmy z branży budowlanej w Niemczech.

– „Ależ oczywiście, proszę przedstawić problem”.

O co chodzi?
O wystawienie poprawnej faktury z „0” VATem przez polską firmę, dostarczającą części na plac budowlany w Niemczech. 
Temat bardzo dobrze mi znany, bo już często się z tym spotykałam. 
Jeżeli chodzi o VAT i jego odliczenie czy zwrot, to niemieckie urzędy skarbowe nie znają pardonu. Niekiedy chodzi o bardzo duże sumy. Przez takie nieporozumienie często spotykam się z tym, że niemieckie firmy nie mogą zapłacić, a polskie nie wiedzą dlaczego. I tak sprawa potem ląduje w kancelarii adwokackiej.
We wczorajszej sprawie mogłam od razu pomóc, księgowa w firmie polskiej była bardzo wdzięczna, że ktoś mógł jej po polsku wyjaśnić o co konkretnie chodzi. Poprawiła fakturę i od razu przesłała do księgowej niemieckiej firmy.

Jak poprawnie wystawić fakturę w Niemczech?

Każdy przedsiębiorca świadczący usługi na rzecz innych firm jest zobowiązany do wystawienia faktury. Faktura musi zawierać obowiązkowe informacje określone w § 14 UStG (niemiecka ustawa o VAT): Są to m.in.:

• nazwa i adres zarówno przedsiębiorcy świadczącego usługę, jak i odbiorcy usługi
• numer identyfikacji podatkowej
• data wystawienia faktury
• numer faktury, który może być nadany tylko raz
• ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub zakres i rodzaj świadczonej usługi (towar lub usługa musi być opisany w sposób umożliwiający jej jednoznaczną identyfikację. Dozwolone są oznaczenia zbiorowe (armatury, meble biurowe, alkohole, wyroby tytoniowe). Jednak oznaczenia o charakterze ogólnym (np. przedmioty upominkowe) nie są wystarczające.
• czas wykonania usługi / termin dostawy towarów. Podanie terminu dostawy towaru lub wykonania usługi, jest obowiązkowe.
  Określenie miesiąca jest wystarczające. Dotyczy to również sytuacji, gdy data faktury jest zgodna z datą dostawy/usługi. Jeżeli dokładny termin dostawy lub wykonania usługi nie został jeszcze ustalony, należy podać przewidywany termin.
• informacja o wysokości uzgodnionej opłaty za wykonaną usługę / cena towaru (w razie potrzeby z podaniem uzgodnionej wcześniej obniżki opłaty). W przypadku uregulowania zaliczek należy to odnotować oddzielnie na fakturze. Jeżeli czas odbioru jest ustalony, należy to odnotować oddzielnie na fakturze. Jeżeli czas odbioru pokrywa się z datą wystawienia faktury wystarczy podać miesiąc kalendarzowy odbioru.
• informacja o obowiązującej stawce VAT i konkretnej kwocie VAT. Należy podać wysokość opłaty i podatku oraz stawkę podatku lub zwolnienie z podatku VAT.

Prawidłowa faktura oznacza, że ​​faktura zawiera wszystkie niezbędne, obowiązkowe informacje. Ta obowiązkowa informacja jest uregulowana i dokładnie opisana w ustawie o podatku od towarów i usług (UStG). Spełnienie tych kryteriów jest szczególnie istotne dla możliwości odliczenia podatku naliczonego przez odbiorcę faktury.

Dostawa wewnątrzwspólnotowa
W przypadku sprzedaży towarów na terenie UE (dostawa wewnątrzwspólnotowa) przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury do 15 dnia miesiąca następującego po sprzedaży.

Dostawy na terytorium Unii Europejskiej są zwolnione z podatku obrotowego tylko wtedy, gdy dostawa jest realizowana do przedsiębiorcy zagranicznego. Dostawy do osób fizycznych podlegają opodatkowaniu podatkiem obrotowym (inne niż dostawy eksportowe do „krajów trzecich” = krajów spoza UE).

Numer VAT

Aby uzasadnić zwolnienie z podatku od sprzedaży (lub niektórych usług), trzeba udowodnić, że klient z UE jest przedsiębiorcą. Odbywa się to poprzez dokładne określenie klienta (dokładna nazwa firmy i adres) i jego numeru identyfikacji podatkowej. Numery identyfikacji podatkowej są wydawane tylko firmom. W Niemczech autentyczność zagranicznego numeru identyfikacji podatkowej można uzyskać w Federalnym Centralnym Urzędzie Skarbowym.

Udowodnienie, że nabywającym jest przedsiębiorca w UE, który posiada (sprawdzony) numer VAT UE, nie oznacza jeszcze, że faktura może być wystawiona z „0” VATem. Potrzebne jest jeszcze potwierdzenie przekroczenia towaru przez granicę w UE. Najlepiej, jak może to potwierdzić osoba trzecia (kurier, firma logistyczna, poczta itp.). Często bywa tak, że nabywający sam przyjeżdża za towarem i ładuje na swoją ciężarówkę. Ale to nie oznacza, że towar wywożony jest za granicę państwa. Nabywający może sprzedać towar w drugim miejscu w tym samym państwie. Wtedy towar nie przekroczył granicy państwowej i podlega opodatkowaniu VAT. W razie niepewności zaleca się w takim przypadku, aby sprzedający wystawił fakturę z VATem, który może zostać zwrócony kupującemu po udowodnieniu przez niego, że towar został wywieziony z kraju sprzedającego. Są przypadki, że sprzedający nie mógł udowodnić, że towar przekroczył granicę i urząd skarbowy w Niemczech zażądał VAT, w większości towarów są to 19 %.

Ważne: Faktura z 0 VATem musi zawierać podstawę zerowego opodatkowania, np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru.

Błędna faktura, szczególnie w zakresie obowiązkowych informacji, to problem, ale w większości przypadków można ją poprawić. Warunkiem koniecznym jest skorygowanie przez wystawcę faktury.

Więcej informacji na ten temat udzieli doradca podatkowy w Niemczech.

Checklista dot. sprawdzenia otrzymanej faktury: