Internacjonalizacja
Inne kraje, inne zwyczaje
„No problem”?
Wiele pisze się o prowadzeniu negocjacji na międzynarodowej arenie. Zazwyczaj wygrywa ten, kto ma nie tylko lepsze argumenty (sprzedażowe lub zakupowe), ale kto się wcześniej poinformował o kraju, regionie i jego mieszkańcach, szanując przy tym zwyczaje gospodarzy. „Superbohaterzy” raczej nie odnoszą (długofalowo) sukcesu za granicą.
Jedno błędne zdanie, niewłaściwy gest – i już po wszystkim. Może się to zdarzyć nawet w Polsce, we własnym kraju. A co dopiero na spotkaniach biznesowych w innych krajach? Każdy kraj, każda kultura posiada swoje różnice w taktyce, strategii, środowisku i formie prowadzenia negocjacji.
Nie obejdzie się bez dobrego przygotowania, ponieważ różnice w wartościach różnych kultur są często niedocenianie. Wyjeżdżający na spotkanie negocjacyjne powinien zadać sobie pytanie, co jest ważne dla mnie, ale i dla drugiej strony? Jakie są jej interesy (niekiedy prestiż związany z produktem lub usługą jest ważniejszy niż sama jakość usługi/produktu), gdzie odbędzie się spotkanie i w jakim języku będzie ono prowadzone? Kto będzie na spotkaniu, kto z uczestniczących podejmuje (ostateczną) decyzję? Ilu uczestników będzie po drugiej stronie stołu? W wielu kulturach ilość uczestników w rozmowach biznesowych posiada ogromne znaczenie, tzn. liczba uczestników jednej strony powinna odpowiadać tej samej liczbie drugiej strony. Jeżeli zgłaszasz dwóch uczestników, a będzie was potem pięć, to może to być dużym problemem.
Ważną rolę odgrywa również hierarchia. W wielu krajach, takich jak Chiny, Brazylia, czy Rosja, partner biznesowy na stanowisku dyrektora zarządzającego czy prezesa może być urażony, jeżeli musi negocjować z menedżerem ds. sprzedaży lub ds. zakupu drugiej strony. W niemieckich firmach odpowiedzialność i zadania są często podzielone, raczej nikt nie będzie wysyłany na negocjacje bez odpowiednich uprawnień. „Czas to pieniądz”. Jeżeli nie jesteś pewien, czy osoba po drugiej stronie stołu jest odpowiednim kontrahentem, sprawdź wstępnie, jakie ma stanowisko w firmie. Pomogą w tym informacje na stronie firmy, rejestrze handlowym, publikacjach branżowych itp. Można także zadzwonić do firmy i zadać pytanie w sekretariacie, maskując je innym pretekstem.
Jeżeli komunikacja po obydwóch stronach nie funkcjonuje jak powinna tzn. jest niewłaściwa, może się zdarzyć, że projekt lub negocjacje nie zakończą się sukcesem. Ale co zrobić? Informacja i wiedza są kluczem do sukcesu – sprawdź, jak wygląda komunikacja w kraju docelowym. Jeżeli w Polsce sięgasz po telefon i pierwszym kontaktem z drugą stroną jest rozmowa telefoniczna, to niekoniecznie tak jest np. w Niemczech. Umówienie się na spotkanie (termin) trwa np. w Białorusi bardzo szybko, spontanicznie. W Niemczech jest to proces długofalowy, tzn. terminy robi się na długo do spotkania. Bardzo ważnym aspektem jest, aby na spotkanie przyjść z osobą, która doskonale zna język i mentalność partnera zagranicznego. Nawet jeżeli kontrahenci posługują się językiem międzynarodowym jakim jest np. angielski, to trzeba pamiętać, że w większości przypadków jest to dla obydwóch stron język obcy, a poziom znajomości języka obcego może być różny. Ale uwaga! Bądź ostrożny przy komunikacji w swoim języku z osobami towarzyszącymi – może to być niebezpieczne, bo w gronie kontrahentów zawsze może znaleźć się osoba, znająca dobrze język drugiej strony.
Small talk, zanim przejdzie się „do rzeczy„
Small talk odgrywa w negocjacjach w niektórych krajach bardzo dużą rolę. Nawet Niemcy, którzy przywykli do pragmatycznego prowadzenia negocjacji i szybko chcą dojść do celu, jakim jest porozumienie i podpisanie umowy, prowadząc negocjacje z partnerami zagranicznymi „tracą” czas na „small talk”. Negocjując z Niemcami trzeba zdać sobie sprawę, że oni prowadzą je z dobrym przygotowaniem, wyraźną definicją celu i określeniem pozycji, które były już omówione wstępnie mailowo i/lub telefonicznie. Nagłe i duże zmiany pozycji są niepopularne, odnosi się to także do obietnic, które potem nie będą spełnione (np. „Polak potrafi”).
Nadmierne wychwalanie się, odchodzenie od celu negocjacji lub nawet bardzo agresywne strategie sprzedaży nie są odbierane w Niemczech na poważnie i zostają odrzucane. W przeciwieństwie do kultur biznesowych opartych na relacjach (np. w krajach WNP, krajach arabskich, a także w wielu krajach azjatyckich) niemieccy menedżerowie utrzymują kulturę biznesową na podstawie zawarcia umowy, dojścia do porozumienia. Relacje międzyludzkie oparte na zaufaniu są wprawdzie ważne, ale często niepotrzebne w negocjacjach z niemieckimi partnerami. Punktualność, determinacja i otwartość, dążenie do znalezienia rozwiązania problemu, jasne oświadczenie swojej pozycji są cechami bardzo ważnymi w Niemczech. Oczekuje się tego samego od partnera zagranicznego – liczą się fakty, merytoryczne wypowiedzi, wszystko inne – to często strata czasu. Oczywiście, że wszystko odbywa się grzecznie, żaden niemiecki kontrahent nie wyrzuci nikogo z siedziby firmy, ale trzeba przy tym pamiętać, że Niemcy nie lubią „owijania rzeczy w bawełnę”.
Według mnie – nie ma na świecie recepty lub patentu na przeprowadzenie optymalnych negocjacji na arenie międzynarodowej. Jednakże bardzo dobre wstępne przygotowanie się, zaznajomienie się z pewnymi zasadami kraju partnera może „otworzyć drzwi” i zakończyć negocjacje z sukcesem dla obydwóch stron.
Dotyczy to nawet bardzo drobnych aspektów, jednakże bardzo ważnych w spotkaniach biznesowych. Przykładem może posłużyć prezentacja wizytówek w krajach azjatyckich, którą oferuje się obydwoma rękami, kłaniając się, a nie chowając ją od razu do kieszeni. Lub „pokazując” w krajach arabskich podeszwę swojego buta (zakładając nogę na nogę), co oznacza brak szacunku i lekceważenie (podeszwa oznacza nieczystość i brud).
Nawet jeżeli menedżerowie / biznesmeni przebadali na wstępie wiele szczegółów dot. różnic kulturowych kontrahenta zagranicznego, przeanalizowali kraj i ludzi, muszą zdać sobie sprawę z tego, że zawsze są pod wpływem ich własnej kultury i kierują się automatycznie wrodzonymi cechami: jeżeli jesteś we Francji, próbuj się dostosować i negocjuj jak Francuz, ale nie udawaj, że jesteś Francuzem.
Daria Mak-Walther. Autorka wraz z gronem ekspertów z różnych krajów oferuje szkolenia wewnętrzne (In-house) także w zakresie mentalności.
